تعتبر المجالس واللجان من أهم الأدوات الإدارية
التنظيمية لاتخاذ القرارات في الشركات الكبيرة والهيئات والجهات الحكومية. يتم عادة تشكيل المجالس
واللجان من أعضاء متنوعين في الخبرات والمؤهلات بهدف تحسين جودة القرارات والتوصيات. من المهم أن
يتم اختيار أعضاء ليس لهم مصلحة شخصية مع الموضوعات التي يتم مناقشتها لضمان الحيادية وعدم تضارب
المصالح. يتم تشكيل المجالس واللجان في بعض الجهات للامتثال للأنظمة واللوائح. من الأمثلة على
المجالس واللجان:
- الجمعيات العمومية.
- لجان التعليم والاستثمار والصحة.
- لجان التحقق والتحقيق.
- مجالس الإدارات.
- مجالس الأمناء.
- لجان المراجعة والحوكمة والتعويضات.
- المجالس العلمية والبحثية.
- لجان الهيئات المستقلة.
- لجان الاخلاقيات والامتثال.
نظراً لأهمية حوكمة أعمال المجالس واللجان، فقد طورت
هادف نظاماً إلكترونياً متكاملاً لتنفيذ أعمال المجالس واللجان بشتى أنواعه. يقوم النظام بتنظيم
الأعمال التالية:
- تعريف المجلس/اللجنة: ويشمل تحديد عدد من الأعضاء، آلية اتخاذ التوصية/القرار
(أغلبية/إجماع)، المدة التنظيمية، تاريخ بداية ونهاية الأعمال، المهام الأساسية، حاجة
التوصيات/القرارات إلى مصادقة من الجهة الرئيسة ، العدد الأدني والأعلى من المواضيع التي يتم
عقد اجتماع عليها.
- تشكيل المجلس/اللجنة: ويتم فيه تسمية الأعضاء، وتحديد صلاحيتهم، وزن أصواتهم، نوع عضويتهم
(دائمة/مؤقتة/محددة)، تاريخ بداية ونهاية أعمالهم، المواضيع التي يوجد بها تضارب مصالح.
- اختيار أوقات ومكان الاجتماع: اطلاق تصويت على أوقات ومكان الاجتماع لاختيار الوقت والمكان
المناسبين لعقد الاجتماع.
- تعريف الموضوعات: تعريف الموضوعات التي تتم مناقشتها، والحد الأدني من المستندات والوثائق
التي يجب توفرها لمناقشة كل موضوع، وأنواع القرارات/التوصيات التي يتم إصدارها في الموضوع،
والمدة الزمنية التي يجب استيفاء القرار/التوصية فيها.
- استقبال الموضوعات: استقبال الموضوعات من قبل أمين المجلس أو سكرتير اللجنة، والتأكد من
استيفاء متطلبات مناقشة الموضوع.
- تشكيل جدول الأعمال: تشكيل جدول أعمال الاجتماع من خلال اختيار الموضوعات التي تم استقبالها
حسب أهمية الموضوع وتحديد تاريخ ووقت ومكان عقد الاجتماع، وترتيب الموضوعات.
- الدعوة إلى الاجتماع: إرسال الدعوات، والتعريف بالموضوعات، وتضمين الوثائق والمستندات.
- الحضور والمناقشة: مناقشة الموضوعات حسب جدول الاجتماع، والتصويت عليها، واتخاذ
القرارات/التوصيات النهائية.
- صياغة المحضر: صياغة محضر الاجتماع بناء على النقاشات التي خضع لها كل موضوع وكتابة الحيثيات
و القرارات/التوصيات النهائية، والمؤيدات النظامية لكل قرار/توصية.
- المصادقة على المحضر: رفع المحضر للجهة الرئيسة للمصادقة على القرارات في حال تطلب الموضوع ذلك.
يتميز نظام هادف لإدارة وحوكمة أعمال المجالس واللجان
بما يلي:
- سحابي بالكامل وقابل للاستضافة على مراكز البيانات السحابية أو مراكز البيانات الداخلية.
- يتوفر مع تطبيق سطح المكتب وتطبيق الجوال.
- المرونة في الاستخدام ومنح الصلاحيات.
- قابل للتكامل مع الأنظمة الداخلية بما في ذلك الدليل النشط، البريد الإلكتروني، أنظمة إدارة
الموارد المؤسسية، وسائل التواصل الاجتماعي.
- إمكانية التحضير والتوقيع الإلكتروني باستخدام التوثيق الرقمي.
- كتابة المحضر وإصداره بشكل آلي مع التدقيق اللغوي.
- إمكانية حجب بعض الموضوعات عن بعض الأعضاء في حال وجود تضارب مصالح.
- إمكانية التكامل مع أنظمة الاجتماعات عن بعد.
- الارشفة الآلية للمجالس/اللجان المنتهية.
- وجود مصفوفة صلاحيات متعددة الأبعاد.
- القدرة على تضمين أنواع مختلفة من الملفات.
