بناء على اللائحة المنظمة لصناديق الطلبة بالجامعات فإن لكل جامعة إنشاءُ صندوقٍ لدعم وخدمة طلبة الجامعة، ويكون له استقلال مالي وإداري وفق أحكام هذه اللائحة، وللصندوق إنشاء صناديق فرعية في فروع الجامعة، ويرتبط الصندوق إدارياً برئيس الجامعة، ويكون مقره في المركز الرئيسي للجامعة.
يهدف الصندوق إلى تقديم الدعم والخدمات لطلبة الجامعة عن طريق تقديم الإعانات والقروض للطلاب، ودعم الأنشطة الطلابية، وإقامة المشاريع الاستثمارية لتنمية أموال الصندوق واستثمار الفائض.
يتولى حوكمة وإدارة وتصريف شؤون الصندوق مجلس إدارة يشكل بقرار من مجلس الجامعة. وللصندوق مديراً تنفيذياً، ومراقباً مالياً، بالإضافة إلى الموظفين في مختلف الأقسام والوحدات المالية والإدارية. ويراجع حسابات الصندوق وقوائمه المالية في نهاية السنة المالية مراجع حسابات خارجي يعين من قِبَل صاحب الصلاحية.
1. نظام إدارة الموارد المالية ويتكون من الأصول واهلاكها، السنوات والفترات المالية، مراكز التكلفة، دليل الحسابات، الميزانية، القيود، المناقلات، الارتباطات، العهد، الدفع المباشر، الأستاذ العام، ميزان المراجعة، قائمة الدخل، قائمة المركز المالي، إغلاق السنة المالية، الربط والتكامل مع أنظمة المدفوعات الإلكترونية.
2. نظام إدارة الموارد البشرية: الهيكل التنظيمي، المهن، سلم الرواتب، البدلات والحسميات، الجزاءات والمخالفات، الموظفين، العقود، الإجازات، الرواتب، الحضور، المتابعة، المخالفات، تثبيت الراتب.
3. نظام إدارة العملاء والموردين: العملاء، الموردين، الدفعات، الحسابات، المطالبات.
4. نظام إدارة الفواتير والإشعارات: الأصناف والخدمات، عروض الأسعار، فواتير المبيعات والمشتريات، الإشعارات الدائنة والمدينة، أوامر الشراء، قيود الفواتير.
5. نظام إدارة المستودعات ومراقبة المخزون: المستودعات، عمليات المستودعات، كميات الأصناف.
6. نظام شؤون الطلاب: المستفيدين، المدفوعات، المقبوضات.
7. نظام إدارة المستخدمين والصلاحيات: المستخدمين، الصلاحيات، الأدوار، الحماية والسرية.
